INFORMASI DALAM PRAKTIK

INFORMASI DALAM PRAKTIK

Nama kelompok :

1.     Puri Risma                  (51415046)

2.     Sari Widya                  (51415055)

3.     Septian Lianto             (51415056)

Ø  PENDAHULUAN

Manajemen memusatkan perhatian pada CSF, manajemen memastikan bahwa manajemen akan menghabiskan waktunya pada hal-hal yang benar-benar berarti. Perusahaan yang mampu mengembangkan sistem informasi yang efektif adalah salah satu CSFnya.

Pemrosesan transaksi akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem-sistem yang lain disalam perusahaan. sistem pemrosesan transaksi perusahaan dalam bidang bisnis distribusi yaitu produsen, distributor, pedagang eceran.

Sistem informasi lainnya di dalam perusahaan dimaksudkan untuk mendukung unit-unit organisasi. Basis data tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu.

Data warehouse lama-kelamaan terakumulasi dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Satu jenis peranti lunak khusus yang disebut OLAP telah dikembangkan untuk memberikan informasi kepada para pengguna data warehouse dan bentuk multidimensional.

Ø  PEMBAHASAN

v INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENENTU KEBERHASILAN

Terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan atau kegagalan bagi semua jenis organisasi. CSF merupakan aktivitas-aktivitas penting, dan faktor-faktor tersebut dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain.

Manajemen perusahaan akan memusatkan perhatian pada pengidentifikasian CSF kemudian memonitor sampai seberapa jauh manajemen telah mencapainya, hal tersebut terjadi karena manajemen menjalankan konsep CSF.

Informasi maerupakan suatu sumber daya yang berharga dan sistem informasi yang baik merupakan salah satu CSF.

v SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan data yang menguraikan akytivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi pengguna baik dalam perusahaan maupun diluar perusahaan.

Satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggungjawab untuk memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan dan juga untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan selain pesaing disebut sistem pemrosesan transaksi.

§  Tinjauan Sistem

Untuk mendokumentasikan sistem digunakan diagram arus data atau DFD. DFD mendokumentasikan suatu sistem dengan cara yang hierarki.

Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelangganya mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan pemasok.

·       pesanan penjualan (sales order) yaitu pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggnya.

·       pesanan pembalian (purchase order) yaitu pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya.

§  Subsistem-Subsistem Utama Dari Distribusi

Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem-unsur-unsur lingkungan dan antar mukanya.

§  Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelamggan

Empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan, entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri pesanan memasukkan pesanan ke dalam sistem, sistem persediaan memelihara catatan persediaan, sistem penagihan membuat faktur pelanggan dan sistem piutang dagang menagih uang dari para pelanggan.

§  Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti

·       sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.

·       sistem penerimaan (receiving system) menerima persediaan.

·       sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

§  Sistem Ynag Menjalankan Proses Buku Besar

Sistem buku besar adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan.

§  Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi Dalam Perspektif

Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area operasi yang paling dapat dipahami sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain.

v SISTEM INFORMASI ORGANISASI

Ada area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data diperoleh dari sistem pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan manager dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah.

§  Sistem Informasi Pemasaran

Pada sistem informsi pemasaran memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.

§  Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan.

§  Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur memberikan informasi kepada seluruh manajer yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan.

§  Sistem Informasi Keuangan

Disini sistem informasi keuangan memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.

§  Sistem Informasi Eksekutif

Sistem informasi eksekutif merupakan suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja keseluruhan pada perusahaan.

v MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN

Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management – CRM) adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini.

Pada sistem CRM akan mengakumulasikan data pelanggan dalam jangka panjang untuk memberikan informasi kepada pengguna. Lalu sistem CRM merupakan data warehouse (gudang data). CRM hanyalah salah satu aplikasi yang dapat mempergunakan data warehouse, tetapi ia dapat menjadi contoh yang baik untuk menjelaskan konsep itu.

v DATA WAREHOUSING

Seiring dengan terakumulasikannya data transaksi selama bertahun-tahun, maka volume data itu akan menjadi sangat besar. Dalam kurun waktu belakangan ini saja teknologi komputer mampu mendukung suatu sistem dengan permintaan data berskala besar seperti itu. Saat ini sangat dimungkinkan untuk membangun suatu sistem dengan kapasitas data yang hampir tak terbatas.

§  Karakteristikl Data Warehousing

Gudang data atau warehouse telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :

·       Kapasitas penyimpanannya sangat besar

·       Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru

·       Data dapat diambil dengan mudah

·       Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari.

§  Sistem Data Warehousing

Data warehousing merupakan bagian utama dari data wareousing yang memasukkan data kedalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna, suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informais bagi para pengguna.

§  Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse

Didalam suatu sistem basis data, sebuah data mengenai subyek tertentu disimpan bersama dalam satu lokasi, yang biasanya berbentuk sebuah tabel.

v SKEMA BINTANG

Karena memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang, maka struktur ini dibuat skema bintang ini memungkinkan di perelohnya informasi seperti :

-        Untuk penjualan  aktual  menurut kode pos pada satu bulan tertentu

-        Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal terakhir

-        Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan sampai dengan saat ini

v PENYAMPAIAN INFORMASI

Sistem data warehousing merupakan sistem penyampaian informasi yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi tersebut sedia bagi para pengguna. Proses melakukan navigasi ada drill down dan ada roll up. Pengguna juga dapat melakukan drill across dengan cepat bergerak dari satu hierarki data ke hierarki lainnya dan drill through, berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.

KESIMPULAN

Kinerja dalam beberapa area perasi perusahaan dapat menentukan kesuksesan maupun kegagalan. Pada area – area disini yang disebut faktor – faktor penting penentu keberhasilan, akan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, namun cenderung akan mengikuti pola – pola tertentu berdasarkan pada bidang industrinya.

Sistem yang memproses data akuntansi perusahaan disebut sebagai sistem pemrosesan transaksi. Data dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan dan dimasukkan ke dalam satu basis data, bersama – sama dengan data dari lingkungannya.

Sistem distribusi terdiri atas tiga proses utama : memenuhi pesanan pelanggan, memesan persediaan pengganti dari pemasok, dan memelihara buku besar. Pemrosesan pesanan melibatkan suatu sistem entri pesanan, sistem persediaan, sistem penagihan, dan sistem piutang dagang. Sistem pengganti persediaan terdiri atas sistem pembelian, sistem penerimaan, dan sistem utang dagang. Sistem buku besar terdiri atas dua subsistem utama : memperbarui sistem buku besar dan sistem pembuatan laporan manajemen. Lalu data warehouse memberikan suatu pendekatan baru bagi para pengguna untuk mendapatkan informasi dalam pengambilan keputusan.

REKOMENDASI MANAJERIAL

-        Perusahaan perlu menggunakan (CSF) Critical Sukses Faktor untuk dapat menentukan keberhasilan ataupun kegagalan dalam menggunakan faktor ini.

-        Untuk memenuhi kebutuhan akan suatu sistem aplikasi perusahaan bisa dapat memanfaatkan manajemen hubungan pelanggan agar dapat mengetahui apa saja yang diinginkan dan dibutuhkan.

-        CRM memilki kebutuhan data yang begitu besar sehingga memerlukan suat jenis masing penyimpanan yang memadai yaitu data warehouse.

-        Agar memanfaatkan bagi para pengguna untuk mendapatkan informasi yang berbentuk laporan dan dapat digunakan untuk mengambil sebuah keputusan dalam perusahaan.

-        Penyimpanan elektronik sangat membantu untuk penyimpanan data dan guna menjangkau keinginan dan kemudahan bagi para pengguna seperti e-mail, e-toll dan sebagainya.